得知黃祖源院長擔任第一屆亞洲教會醫院協會(ACHA)理事長後，又得知新樓醫院將於2012年11/8~10主辦ACHA年會，在史無前例之下，一點兒也沒有警覺心~這個「籌備過程」將有多辛苦、多煎熬、多難受、多痛苦…。2012年2月3日總幹事擬出ACHA架構圖之後，隨即展開ACHA籌備旅程(為期9個月)。
※備註:1994年起名稱-「台、日、韓教會醫院高階主管會議」，2012年起名稱改為-「亞洲教會醫院會年會」
整個籌備架構由黃祖源院長領軍，邀請吳燕如院長夫人設計Logo，總幹事/總協調一名，接下來分為四組-『秘書組』(手冊、報名、文書、財務)、『服務組』(招待、公關、接送、報到)、『活動組』(主持、節目、攝影、設備)、『場地組』(佈置、禮品、住宿、醫護)，總共動員約95人。
籌備旅程於2012年2月8日第一次起航，每個月各組定期進度報告。在一開始感覺很新鮮，但是~打從報名表格式及內容逐字確認、會議行程確認、City Tour確認、接機時間地點確認、報名費確認...等，心想~哇!可怕，好複雜!那種複雜度遠超過自己所想像的。光報名表就一而再再而三的確認，因為要寄到亞洲地區國家及國內CHCA各會員醫院。
此次跨國活動的特殊性包含:『人』國外/國內醫院高階主管的外語溝通;『事』國際性研討會食衣住行育樂全包;『時』連續三天的密集式團隊服務;『地』跨國性接送與服務;『物』國際化雙語環境的架設，使其有賓至如歸的國民外交與台灣團隊精神的展現，因為我們的主題為『We Are Family』。
當2012年6月8日邀請函正式寄出，ACHA報名即正式啟動。接續~痛苦指數上升的日子就開始了。什麼都是英文，什麼都要英文，看不懂英文-被，不會寫英文-被，各組進度沒出來-被，誤解主管意思-被，剛開始報名人數不多-被，一早上班也被…。~這時新樓烏雲壟罩--西北雨來了，下得好大好久…下到烏煙瘴氣、下到挫折感超大、下到不想上班!還好~總幹事隨時扮演協調角色(也榮獲『一支小雨傘』的封號)。
