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台灣基督長老教會新樓醫療財團法人新樓醫院
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* 2016-07-27 新樓醫院教育訓練管理系統(TMS)的再造 / 許偉信

 

新樓院訊_no.109(2016_MAY)_p.09-11

新樓醫院教育訓練管理系統(TMS)的再造 / 許偉信

 
壹、前言
將資訊技術應用於教學活動中以補強傳統課堂教學不足之處,是許多教育界與資訊界人士欲達成的理想之一。數位學習可以提供一個具有高度誘導及刺激性的視聽教學環境,突破傳統教學的刻版模式,能有效地提昇使用者的學習意願。
考量醫院員工24小時輪值的工作特性,加上人力的短缺,要醫護人員在固定時間、地點上課實有困難,甚至必須承擔大夜下班後留下來或特地出勤參與醫院訓練的壓力和負擔,因此為達員工教育訓練成效,醫院管理者考量各方需求,且目前護理人力嚴重短缺的壓力下,如何善用具有彈性的數位學習模式緩解員工因工作特性影響接受持續性教育的困難如何擴大實施數位學習,並透過健全持續的訓練制度,藉由完整的訓練管理系統以激發員工的潛能,增長其技術及能力,進而達到全體工作績效的提昇與醫院經營之目標,是值得醫院管理者未來努力的方向
貳、現況分析
本院教育訓練管理系統(以下簡稱TMS)99年導入至今,根據101針對台南、麻豆院區1,608TMS使用者進行滿意度調查結果,將滿意度調查中使用者的意見歸類、分析,透過腦力激盪,將不滿意原因,繪製成特性要因圖,結果如圖

TMS使用者不滿意之特性要因圖&改善通知機制提高學員課程完成率

 
參、問題確立
綜合上述要因分析後,確立問題為:
一、台南、麻豆院區共用一套系統,資料混雜造成使用者不便及誤判。
二、TMS與創泰系統無法即時同步,使用者無法立即得知各學程目前達成率。
三、開課單位、使用者未清楚TMS相關操作步驟,以至於TMS上的功能未能完全發揮。
肆、改善對策
經決策矩陣分析後,選定下列方案,作為採行之改善對策
一、建立通知機制:
1.單一課程:課程結束7天前發E-mail通知學員。
2.學程未完成通知:學程結束(例如感管學程、醫品病安學程、危機管理學程等)30天前發E-mail通知學員。
二、教育訓練管理系統單一化
TMS建立即時(on line)查詢功能
1.提供個人上課課程、時數即時查詢(如圖),提醒學員儘快完成,並提供超連結功能,可快速進入未完成課程。
2.單位上課時數查詢(主管):提供主管隨時上TMS查閱單位上課情形,關心、督促員工參與教育訓練。
.TMS客製化的報表滿足開課單位的需求
基於TMS為套軟體,如何讓套裝軟體有客製化的報表滿足本院的需求,透過時間與耐心與台灣數位軟體公司討論,取得雙方可接受的最大公約數修改程式。改善案執行期間共修改了6張報表
個人上課課程時數即時查&單位上課時數查詢&通識教育組會議
 
四、加強教育訓練
1.開課者透過每一次的通識教育小組會議及E-mail進行操作宣導與教育,相關教育訓練資料並掛於TMS分享園地供開課者參考。
2.一般使用者透過幹部會議、院內網頁及TMS分享園地,進行員工使用TMS教育訓練。
五、兩院TMS系統獨立
本改善透過資訊室於麻豆院區新增一套TMS伺服機,並由台灣數位公司,配合安裝Apache(Web server)PHPTMS軟體,同時將目前系統資料完整複製到麻豆的新系統,再透過系統相關管理功能,將兩院資料庫所有資料給予系統化整理。
伍、教育訓練管理系統改善成效
102年底教育訓練資訊系統滿意度調查,回收率大幅提昇,由101年的57.1%提高到89.2%,顯示大部分員工認同這套教育訓練管理系統,並對此系統有更高的期待。本次滿意度與101年比較,部分項目有略為下滑,但經統計檢定P 0.234大於0.05無顯著性差異。
其中「查詢個人上課時數功能」一項,因本改善案已將原有之創泰、TMS查詢功能全部整合於TMS上,且提供on line查詢功能,滿意度由過去的56%、69%、72%提昇至79%,滿意度提昇比率最高。
陸、結論
TMS目前在員工內部教育訓練的訓練、記錄、統計及分析功能,在過去二年的努力已漸臻完善,但教研中心並不以此為滿足,期望在下列事項上持續努力,讓TMS的功能更加擴充。但這不僅需要教研中心的努力,更需要資訊室、軟體公司台灣數位的全力配合。
1. 將員工公出進修資料整併入TMS,讓TMS能同時顯示員工內訓與外訓的狀況。
2. 持續推動行動化數位學習,盼望在資訊安全考量有所突破後,能提供員工以手機、平板電腦上TMS閱讀課程、完成測驗及問卷調查。
E-mail操作教育&院內網頁公告&TMS分享園地

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維護日期:2016/7/28 
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